La intención de esta colaboración es la de auxiliar en todos los aspectos necesarios para la planificación, organización, ejecución y evaluación de un evento o exposición hacia una determinada meta; así, el éxito depende del conocimiento que se tenga de las diferentes técnicas o de la combinación de sus elementos.
Panorama general de evento
La realización de eventos ha constituido una industria en la que se invierte mucho dinero; por ello, antes de tomar cualquier decisión sobre la ejecución de un evento deben considerarse dos preguntas básicas:
——–-¿Es el evento el medio o recurso más apropiado para alcanzar los objetivos propuestos, o existe una forma más adecuada?
———Si el evento es el medio más adecuado, ¿Qué tipo de evento debe considerarse?
En el desarrollo de actividades para la realización de un evento hay que considerar los siguientes puntos: el objetivo principal, número de participantes, lugar a realizarse, la duración, entre otros y las acciones del proceso que condicionarán el tipo de evento a realizar.
Los eventos pueden adoptar varias formas como por ejemplo: seminarios, simposios, reuniones técnicas, conferencias o congresos, etc., los cuales ofrecen a los destinatarios un marco social, cultural, educativo o de entretenimiento, que en algunos casos pueden convertirse en un procedimiento para suscitar cambios en los individuos o en las instituciones.
La idea es … Generar Momentum
Es importante tomar en cuenta, al realizar un evento, la estrategia de comunicación de la empresa y voceros; esto con el fin de dirigir mensajes claves articulados los cuales ejercerán una valiosa contribución al éxito de éste, entre la empresa y sus audiencias objetivo al direccionar los esfuerzos de comunicación a la meta específica del evento.
Por ello las actividades a proponer deben ir siempre en línea con la estrategia de comunicación del cliente, con objetivos claros de lo que se quiere lograr, ya que de esto surgirán los conceptos promocionales, que, aplicados y utilizados acertadamente, establecerán actividades que ayuden a crear momentum.
De ahí la importancia que los organizadores conozcan a profundidad a la empresa o institución, para fundamentar la justificación de realizarlo y llevar a cabo las actividades adecuadas que generen el momentum mencionado.
FIJACIÓN DE OBJETIVOS
Por grande o pequeño que sea un evento, todos tienen una razón, motivo, causa o justificación por la cual se celebran. La carencia de un objetivo, como en cualquier acción humana, sería equivalente a un barco sin destino o ruta que navegar.
Es así que, existen dos grupos de objetivos- los generales y los específicos.
Los objetivos generales se pueden clasificar en seis tipos a tomar en cuenta a la hora de realizar la propuesta conceptual:
———a) Educativo: mantiene los requerimientos profesionales o políticas de las asociaciones o empresas, mediante la reunión de un programa de actualización y/o capacitación continua.
———b) Informativo: mantiene a través de la reunión, una continua comunicación actualizada de técnicas, conceptos, procesos, desarrollos, productos y servicios que afecten en forma general o particular la profesión o el trabajo del individuo y de los intereses de la asociación o empresa.
———c) Motivacional: mantiene mediante la reunión un estado mental positivo hacia la empresa o asociación por parte de los trabajadores, ejecutivos o asociados. También, permite reconocer con estímulos las acciones sobresalientes de los individuos cuya labor ha contribuido al bienestar de la empresa o asociación.
———d) Social: mantiene vínculos entre personas con el fin de fomentar las relaciones humanas, dentro de un contexto sociohistórico específico en el cual existe un proceso de intercambio que requiere ciertos medios de transmisión, dotados de recursos y habilidades de diversos tipos.
———e) Cultural: mantiene una percepción descriptiva del conjunto de valores, conocimientos científicos y literarios, creencias, costumbres, convenciones, hábitos y prácticas características dentro de un contexto social, religioso e intelectual.
———f) Posicionamiento de Marca – Venta: mantiene a un grupo determinado de personas en un espacio justo y preciso con una única propuesta de venta que tiene por objeto identificar de forma visual o verbal a la empresa diferenciándola de las demás.
La fijación de objetivos específicos debe ser clara y definitiva; a su vez , los objetivos dan su razón de ser al evento, pues establecen los lineamientos y parámetros que regirán las acciones a seguir.
Generalmente los objetivos que se persiguen en el evento son:
———1) Informar a la audiencia de nuevos productos y tecnologías
———2) Reforzar la imagen de la empresa y sus productos o servicios
Estos objetivos deben ir encaminados a lograr el objetivo principal:
——–-Incrementar el posicionamiento de la marca en la mente y corazón de las audiencias objetivo.
Es importante identificar la audiencia para dirigir eficazmente los mensajes que se desean comunicar de la empresa.
RECURSOS BÁSICOS
Una vez estructurado el programa se pensará en lo necesario para su realización, identificando los recursos básicos para el logro exitoso del evento:
———Económicos.- Es el presupuesto en que se incurrirá, tener bien definido éste, es básico para que un evento funcione, es conveniente señalar que se deben considerar costos de pre y post venta, y no concentrarse únicamente en actividades propias del evento. Lo más recomendable es definir los gastos por semana y establecer de dónde se obtendrán los recursos.
———Humanos.- Se deberán considerar el número necesario de personas y definir las funciones de cada persona de acuerdo a su experiencia, responsabilidad y autoridad, ponerlas por escrito, establecer un organigrama y los responsables a quienes deben reportar, con el objeto de lograr la excelencia en el evento.
———Técnicos.- Se incluyen todos aquellos materiales y equipos que se requieren como impresos, papelería, gafetes, reconocimientos, diplomas, obsequios, carpetas de información, etc., para lograr la mayor efectividad posible en la realización de cada una de las actividades.
———Instalaciones.- Es el lugar en dónde se va a realizar el evento: espacios abiertos o cerrados y servicios con los que se cuenten.
FACTORES DE ÉXITO
Existen algunos factores de éxito que son críticos a tomar en cuenta para la organización del evento.Se sugiere poner especial énfasis en ellos ya que aumentarán de manera considerable las posibilidades de éxito del evento.
México 2009.
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