Cada evento tiene un ciclo de vida que comienza con una idea o una necesidad y termina con la conclusión y la revisión de sus resultados para integrar en el siguiente evento. Hay una progresión lineal en cada evento sin importar el tipo, la escala o la complejidad. Esta secuencia es necesaria para garantizar que los factores importantes se consideren adecuadamente y las decisiones se basen en un razonamiento sólido.
El gerente de eventos debe comprender la totalidad de las expectativas de un evento. Se recomienda encarecidamente que el director del evento participe de cerca y sea un participante activo durante todas las fases, pero, en caso contrario, el administrador de eventos debe familiarizarse con lo que ha ocurrido y se ha decidido en las fases anteriores.
Para llevar a cabo adecuadamente un evento virtual o presencial, se sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes actividades a desarrollar, ya que nos permitirá coordinar de manera organizada las tácticas establecidas y mantener un mayor control dentro del seguimiento.
Las cuatro fases para la organización de un evento son:
Planeación de un Evento
En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar
Pre – Evento
En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.
Durante el Evento
Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento.
Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.
Post – Evento
En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento y
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.
La duración de cada fase variará según el alcance y la naturaleza del evento, pero todo comienza con una idea para satisfacer una necesidad o deseo, que se exprese en un plan estratégico. Los factores que dan forma al evento se incorporan luego en un plan de proyecto que proporciona la hoja de ruta hacia el éxito. Los recursos necesarios se adquieren y sincronizan en un plan de acción para producir el evento.
En el evento, toda la logística operativa es monitoreada y cualquier problema debe ser resuelto. Finalmente, se debe recopilar información para determinar el nivel de éxito y las lecciones aprendidas para que esta inteligencia empresarial beneficie eventos futuros.
Los artículos publicados son opinión del autor y no reflejan el punto de vista de InfoSol / Mi Espacio®.
