Es bien sabido para cualquier empresa que hablar con los medios es inevitable. Hay muchas maneras sutiles para comunicarse efectivamente con los medios de comunicación y lograr dar tu opinión de una forma que se construyan relaciones duraderas, acumular cobertura positiva y convencer a los periodistas de que eres una buena fuente de información para ellos en el futuro.
Si vas a hablar con los periodistas, bloggers o influencers, es importante obtener un Entrenamiento en Medios apropiado. Muchas empresas de Relaciones Públicas y consultores en mercadotecnia ofrecen estos entrenamientos como parte de sus servicios; esto es algo que debes considerar si tú o los voceros de tu marca tendrán mucha exposición ante los medios.
Para empezar, a continuación cinco sencillos consejos – salidas de situaciones a las que consultores de RP se han enfrentado- para ayudarte en el camino a convertirte en un Vocero exitoso:
Las pausas son una buena amistad
La única regla que recuerdo de la clase de oratoria de preparatoria es que si piensas que estás hablando demasiado rápido, probablemente lo estás haciendo. Aún mejor, si piensas que estás hablando muy lento, las cosas están sucediendo de la manera correcta. Esto aplica también para los voceros -incluso por teléfono. Ten en cuenta que a menos que el periodista o analista con el que estés hablando, se encuentra grabando la conversación, lo más probable es que se vuelva loco si está tratando de escribir tus notas (quizá hasta a mano) mientras se le habla. Esto puede ser todo un reto, ya que también necesita procesar mentalmente lo que le estás diciendo, al mismo tiempo que genera preguntas. No estamos hablando de enormes silencios, pues notará si estos espacios están siendo incómodos, sin embargo, las pausas cortas se agradecen, pues con ellas se ofrece al reportero un momento para terminar sus anotaciones antes de pasar al siguiente tema.
Por lo tanto, los oyentes agradecerán que se reduzcas la velocidad, te tomes un respiro e inclusive hagas una pausa.
No tengas miedo a las Preguntas
Por definición, una conversación requiere al menos de dos participantes. Esto significa que el periodista o analista necesita la oportunidad de hablar también. Si estás nervioso sobre el tipo de preguntas que te van a realizar, puedes practicar antes de la reunión.
Una buena agencia de Relaciones Públicas te entregará las posibles preguntas previamente con un briefing sobre el encuentro; o bien también se pueden ejecutar a través de una conversación práctica, por si resulta más útil. Por supuesto, esto varía dependiendo de con quién se estará hablando -algunos prefieren un diálogo natural, otros prefieren que el Vocero se explaye y luego hacer preguntas al final-.
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Responde a las preguntas que te hagan
Nada es más frustrante para un periodista que un vocero que se niegue a responder a sus preguntas; ok, quizá es una mejor descripción “esquivando con mucho tacto sus cuestionamientos”, pero al final el resultado es el mismo. Y esto puede hacer más daño. Todos sabemos que una empresa no puede divulgar cierta información, o incluso los entrevistadores están conscientes de que el vocero puede probablemente no saber la respuesta, y a veces las respuestas realmente no son tan positivas como la empresa desearía. Sin embargo, si se niega varias veces a responder a una pregunta, el reportero puede pensar lo peor. Si no puedes hacer pública cierta información, dilo. El reportero lo entenderá. Si no sabes la respuesta, comenta que estarás contento de volver a una nueva entrevista con la información correcta. Y si la respuesta no acerca a tu empresa exactamente a la luz más positiva, bueno, lo que no se dice a veces es también es poderoso.
No te desvíes
Seamos realistas, un poco de desviación está bien. Después de todo, también estamos aquí para construir relaciones. Así que si descubres que compartes algún gusto musical con tu entrevistador como que ambos son fans de Bon Jovi, ¡genial! Siéntete libre de bromear un minuto, pero sin olvidar el propósito de la reunión.
Antes de iniciar la reunión, anota de tres a cinco mensajes que desees tocar y asegúrate de que tocaste cada uno de ellos durante la charla. Si notas que el periodista lleva la entrevista en dirección opuesta o lejos de tus mensajes clave, responde a sus preguntas con precisión y luego construye un puente de regreso a lo que originalmente habías pensado comentar.
Habla con claridad y brevemente
Todos nos ponemos nerviosos cuando presentamos, incluso aquellos que ya lo han hecho varias veces. Sin embargo, debo hacer suficiente hincapié en lo importante que es que el público pueda entender lo que estás diciendo. Las reuniones llegan a ser frustrantes para todos los participantes cuando te tienen que pedir que repitas lo que dijiste cada dos frases. Es natural hablar muy rápido cuando se está nervioso, lo que nos lleva al primer punto, hablar lentamente. Toma un respiro, ordena tus pensamientos y da a tu cerebro la oportunidad de alinearse con lo que tu boca está diciendo.
Si quieres saber más de este tema, no dejes de ver esta infografía y conoce los atributos que todo buen vocero debe tener.
**Colaboración basada en el artículo: 5 Steps To Becoming a Good Spokesperson; México.
