Para introducirnos en el tema, tomaré la definición de relaciones públicas de Gruning y Hunt, quienes la enuncian como la: “dirección y gestión de la comunicación entre una organización y sus públicos”; lo que deja en claro que no organizamos eventos, sino que, para gestionar la comunicación, los relacionistas públicos hacemos uso de distintas estrategias de comunicación, entre ellas, la más destacada y conocida es la organización de eventos. Razón por la cual, se suele confundir el rol el relacionista público con el del organizador de eventos.
Sin embargo, es importante acentuar que, para los relacionistas públicos, los eventos representan una herramienta de comunicación, que permite a la organización tener contacto directo y generar un espacio de encuentro entre la organización y sus públicos, ya sea, para difundir un hecho institucional o referente a su producto/servicio, que además, contribuirá a fortalecer o establecer nuevos vínculos entre ellos.
Para efectuar este tipo de actividad el profesional deberá:
- En primer lugar, identificar y evaluar la necesidad de planificar el evento,
- para luego, incorporarlo al plan de comunicación que desarrolle, ya sea institucional o de producto/servicio propio a la actividad de la organización.
- Complementarlo con acciones de difusión, por medio de distintos soportes de comunicación y otros programas que buscarán generar publicity positiva, lo cual consiste en generar menciones o noticias por las cuales la organización no debe pagar por un espacio en los medios.
En las distintas funciones de relaciones públicas se recurre a los eventos por diversos motivos. Por ejemplo, en comunicación interna se utiliza para facilitar la integración del personal o celebrar ritos que se ajustan a la cultura corporativa; en las relaciones con los medios se encuentra la organización de conferencias, visitas de prensa; en las relaciones con la comunidad, el patrocinio deportivo; en las relaciones financieras se organizan juntas o desayunos de trabajo entre los accionistas, y en las comunicaciones de producto o de marketing se utilizan para el lanzamiento de productos, presentaciones, degustaciones de productos, entre otras.
Todo lo dicho hasta aquí, diferencia al relacionista público de un organizador de eventos. Pero… ¿en qué se asemeja a un organizador de eventos? Se asemeja en cuanto a los conocimientos en ceremonial, protocolo y planificación de eventos, puesto que, para los relacionistas públicos, la mala utilización de estos puede damnificar arduamente la imagen de la institución, la de sus autoridades y por ende, generar opiniones desfavorables.
Publicado en Puntobiz; Argentina, 2018.
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