No hay nada mejor que las juntas de trabajo para tener un registro de las actividades de tu equipo. Ya sea para tomar decisiones importantes, generar nuevas y mejores ideas o simplemente para conocer el estatus de algún proyecto, este tipo de reuniones resulta ser el mejor aliado.
Sin embargo, cifras de la Asociación Mexicana del Trabajo en Equipo (AMTE) arrojan que entre el 25 y el 50 por ciento de estas juntas son innecesarias, debido al tiempo que se invierte en ellas.
Imagina un escenario en el que, por regla, un líder decide hacer juntas todos los días a primera hora, es decir, de lunes a viernes a las ocho o nueve de la mañana. Es muy probable que, si bien pueda tener conocimiento preciso de los avances en el trabajo de su equipo no resulta ser la mejor idea si se contabiliza el tiempo invertido en cada reunión en relación con los niveles de productividad.
Retomemos el caso de las juntas todos los días. ¿Qué pasa en ellas?, ¿qué temas son discutidos?, ¿qué resultados ofrece? Si bien las juntas de trabajo son indispensables para toda organización y requieren de una periodicidad establecida, antes de cualquier punto, hay que valorar si éstas son estrictamente necesarias.
Reunirse en equipo es el principio. Mantenerse en equipo es el progreso. Trabajar en equipo asegura el éxito.
Henry Ford
De lo contrario, el directivo del ejemplo estará cayendo en la “juntitis”, ese fenómeno que ha hecho que las reuniones sean todo, menos productivas. Así que para volverlas más eficientes, a continuación te comparto algunas recomendaciones que han dado resultados a fin de hacer más con menos.
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¿Para qué?
Siempre debes tener claro el motivo de la reunión, esto es sin duda es un elemento importante para la efectividad ya que así, cada integrante sabe muy bien el por qué se deben de reunir y esto evitará que las conclusiones sean diferentes entre los asistentes.
¿Cuándo?
Si quieres ser más eficiente, olvídate de las juntas diarias. Es más, olvídate de las juntas en lunes a primera hora. La primera recomendación es sondear con los colaboradores sobre el momento oportuno para llevarlas a cabo. Por supuesto no se trata de hacerlo cuando ellos digan, sino de tomar en cuenta su apreciación al respecto.
En este sentido, trata de hacer un consenso para sacar lo mejor de ellos en el mejor momento. Además, al sumarlos en este tipo de decisiones, ellos se sentirán más comprometidos y su respuesta, evidentemente, será más positiva. Lo ideal es que las hagas martes o miércoles, días que no representan el obstáculo del lunes (cuando empiezan a tomar el ritmo) ni el de jueves y viernes (cuando ya se acerca el fin de semana).
¿En qué horario?
Si bien no hay un horario ideal, podrás encontrarlo al descartar momentos no adecuados, como por ejemplo después del desayuno o la comida. También es importante evitar las juntas cuando la carga de trabajo es mayor. Y en este sentido, lo ideal podría ser un martes a las 11 de la mañana o quizá un miércoles al mediodía.
¿Dónde?
La mayoría de las juntas suelen ser en la sala destinada a este propósito. Esto, además de ser práctico resulta económico; sin embargo, también te recomiendo, de vez en cuando, realizarlas fuera de la oficina, de tal manera que este momento y este espacio sean única y exclusivamente para este fin.
¿Cuánto tiempo?
Tampoco existe una duración ideal, sin embargo sí existen parámetros de concentración. En el caso de un profesionista, podrás obtener el mejor rendimiento en un lapso ininterrumpido de 90 minutos aproximadamente, de tal manera que si programas juntas de máximo dos horas, podrás estar en el rango correcto de productividad.
Para esto, es importante que cuentes con una agenda definida y compartida previamente con los involucrados, con el propósito de dedicar el tiempo necesario a cada punto y que cada integrante sea parte activa y se prepare previamente. Sin embargo, si durante el transcurso de un tema te das cuenta que requiere más tiempo del previsto, se necesita de otras personas o se deben contemplar otras alternativas, considera la opción de otra reunión, pero no extiendas la actual y asegúrate de que esta nueva junta, tenga claro el objetivo, la agenda y por supuesto los participantes.
¿Quiénes?
Este punto es muy importante, ya que un error del fenómeno de la “juntitis” es convocar a demasiados participantes para atender asuntos particulares. No olvides la premisa de que sólo hay que convocar a las personas indispensables en cada tema.
A pesar de que existen muchas más recomendaciones para sacar el máximo provecho de las juntas de trabajo, si le das una organización y una planeación adecuada, estarás dando un paso muy importante para ser más productivo y eficiente.
Restringir el tiempo de participación de cada colaborador también repercutirá en una junta más ágil. No pierdas el control de lo que haces, pero tampoco satures de reuniones innecesarias a tu equipo de trabajo.
No esperes más para coordinar reuniones efectivas y alcanzar un fin común, como líder de tu organización debes ser un referente para tu equipo de trabajo, por eso te dejo aquí un artículo más, lo que todo CEO debe saber para ser referente en los negocios.
