En el mundo de los negocios, sin exceptuar a las agencias de Relaciones Públicas, es común enfrentarse a las invitaciones o convocatorias para nuevos contratos, mejor conocidas como RFP´s (Request for Proposal).
En mi experiencia como profesional, he notado que los RFP´s son una labor titánica para todos los involucrados. Desde la empresa que tiene que crearlo y luego seleccionar todas las respuestas; hasta las agencias que tienen que invertir horas sin costo para responder con la esperanza de descifrar y ordenar todas las preguntas.
La mayoría de los RFP’s son largos y arduos, y hacen demasiadas preguntas que parecen repetidas:
- Cuéntanos sobre tu agencia (5 preguntas por separado) y una lista de sus capacidades.
- Cuéntanos sobre tus clientes (por lo menos 5 preguntas arduas, además de ejemplos de casos de éxito).
- Cuéntanos sobre tu equipo (por lo menos 5 preguntas más, además de bios).
- Cuéntanos sobre tus procesos de facturación y cómo funciona el presupuesto (5 preguntas más).
- Cuéntanos sobre la medición y presentación de reportes… y así sucesivamente.
- … 32 textos cargados de escritura.
Es agotador hablar tanto sobre nosotros mismos (¡cuando nos gustaría mucho más hablar de ti!) Y a menudo me pregunto qué tan diferentes son en realidad las respuestas de las agencias. En secreto, también creo que el 80% o más de esta información podría encontrarse invirtiendo unos 10-15 minutos en ver nuestro sitio web, pero quizás estoy siendo sarcástico.
Este tipo de RFP’s no son más que un obstáculo a saltar antes de llegar a la “posición final”, pero algunos RFP’s van un paso más allá. En adición al estándar de la norma de preguntas de “dinos de ti”, añaden preguntas reales sobre sus retos de negocio sobre los que les gustaría les aconsejáramos. Por ejemplo, “¿cómo podemos conseguir más impulso en este mercado vertical?” o “¿cómo podemos hacer nuestra conferencia anual de clientes aún mejor que el año pasado?”.
¡Sí! ¡Ahora se llega al punto de ver nuestro pensamiento y porque los estamos proponiendo también! Esperamos que después de leer nuestra respuesta sobre lo que investigamos, vas a entender las estrategias y tácticas que emplearíamos para el reto que nos planteaste. Esto nos parece más valioso para ti.
Y la pregunta que rara vez se hace es… ¿Qué hace a un cliente un buen socio de negocio?
Hay que profundizar un momento sobre esto. Sabemos que las personas importan, y la relación entre el cliente y la agencia también es importante. Entonces, ¿no deberías saber lo que la otra parte está buscando en la relación? ¿Y lo que tú, como cliente, debes hacer para obtener los resultados que deseas? Al igual que en muchos aspectos de la vida, tú también tienes una parte para lograr una relación exitosa.
Por lo tanto, en el espíritu de apertura –y teniendo en cuenta más de una década (o dos) de servicio al cliente – aquí están las características que considero hacen del cliente un buen socio de negocio.
- Acceso: El equipo de Relaciones Públicas debe tener acceso -a la información y a la gente– para que seamos un recurso valioso y preciso en tu nombre ante los distintos canales de comunicación.
- Acción oportuna: Una vez que tenemos a los influenciadores correctos interesados en tu historia, o un tuit oportuno y listo para volar, tenemos que ser capaces de apretar el gatillo en cualquier momento. Nada obstaculiza a los medios de comunicación más que un buen pitch con ningún seguimiento.
- Transparencia: Compartir es dar importancia. Sabrás el estatus de todo lo que el equipo de RP está haciendo, incluyendo conversaciones clave con los medios, y lo más importante: ¿qué sigue? Pero también tenemos que saber lo que está pasando dentro de tu empresa para que podamos ajustar los planes, programas y mensajes según sea necesario.
- Retroalimentación: Una comunicación bidireccional es fundamental para una relación exitosa. Si las cosas no están funcionando, ambas partes necesitan sentir que la retroalimentación es bienvenida con el fin de que la relación sea exitosa. No se puede arreglar lo que no se sabe qué está roto.
- Alineación de valores: Cualquier empresa, orgullosa de los valores que la rigen, quiere que su socio valore dichos atributos.
- No ser grosero: Nuestro equipo trabaja duro para nuestros clientes todos los días. Sabemos que nuestros clientes también están ocupados administrando la relación con sus grupos de interés externos e internos; sin embargo, el respeto y amabilidad son importantes para el camino largo y divertido en el trabajo.
Si hoy estás pensando o has decidido apoyarte en una agencia de Relaciones Públicas para impulsar tus esfuerzos de comunicación, te recomendamos este contenido que te ayudará a elegir al mejor socio que tu negocio necesita.
**Colaboración adaptada y basada en el artículo: The Most Important Question You Forgot to Ask in Your RFP publicado en Shift Communications.
