A fines del segundo trimestre de 2020, la industria de eventos globales -que incluye ferias comerciales, festivales de música, reuniones a gran escala, entre otros- sufrió una pérdida estimada de US$145 mil millones. En nuestro país no fue diferente; en el segundo bimestre de 2020 la actividad de reuniones disminuyó 46% comparado con el mismo periodo del año pasado, de acuerdo con Portal Estratégico de Información de la Industria de Reuniones en México.
Para reducir este impacto y continuar activos en una industria que en México aporta anualmente un acumulado de US$35,000 millones, según la Secretaría de Turismo, hemos visto un gran aumento en el número de eventos virtuales; siendo la manera de integrarse a esta “nueva normalidad” con una actividad segura, pero además como una gran opción en la industria para preservar la dinámica de actualización, networking y continuidad de negocios en diversos sectores.
Y si bien la forma en la que ahora están accionándose los eventos es diferente a lo que estamos acostumbrados, los eventos en línea siguen aportando valor a las industrias a las que se dirigen, proporcionando contenido importante y trascendente que debe ser compartido y generar cobertura. Debido a que este formato virtual estará presente por lo que resta del año, y quizá más allá de 2021, es fundamental que las relaciones públicas se ajusten e integren estrategias tradicionales y digitales para adaptarse al panorama actual.
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Aquí te doy algunos consejos para navegar ante el cambio a espacios virtuales y descubrir nuevas formas de contar con la participación de medios de comunicación e impulsar la visibilidad de las marcas:
1. Contar con una agenda del evento: para que tanto los periodistas como los asistentes puedan identificar los temas y actividades de su interés. Algunos eventos pueden tener una única transmisión, mientras cuentan con diversos canales con diferentes tipos de contenido. Que un evento sea virtual no es garantía de que lo presentado se convierta en información “on demand”, así que especifica este tipo de información.
2. Dar vida al evento invitando a medios: genera acciones creativas para convocar asistentes con las cuales arrancar el evento virtual y que los medios tengan una experiencia interesante. Aunque los comunicados de prensa podrían parecer obsoletos para dar a conocer un evento virtual, con los contenidos multimedia, optimizado para motores de búsqueda y con links hacia más información de interés, podrías convertirlo en una herramienta 4.0 para generar mayor cobertura. Aprende más sobre los comunicados 4.0 en este artículo.
3. Expandir su alcance: Si bien el uso de canales digitales es hoy en día un elemento esencial en todas las actividades de RP, para los eventos virtuales es fundamental ampliar la visibilidad del evento a través de blogs, redes sociales y marketing digital.
Los elementos importantes para una promoción eficaz de tu evento son: el marketing de contenidos junto con una sólida estrategia SEO para atraer más visitantes, el uso de hashtags para potenciar el alcance, o aportar activos multimedia para que tus oradores compartan en sus perfiles digitales.
4. Considerar cobertura en vivo, incluyendo acciones en redes sociales: compartir a través de redes sociales lo que está pasando en el evento, yendo desde testimoniales, cifras y datos estadísticos sobre el tema que se está presentando, fotos de productos, videos de demostraciones o imágenes del escenario en donde se está generando la acción.
5. Asegurar un buen seguimiento: una vez que el evento virtual concluye se debe tener como paso inmediato el seguimiento a los miembros de los medios de comunicación que asistieron al evento o con aquellos que confirmaron y mostraron interés, pero no pudieron ser parte del evento, compartiendo archivos presentados durante el evento, videos, comunicados de prensa y declaraciones ejecutivas. La información que se genera en un evento es única y puede ser compartida en diferentes formatos. Los medios siempre agradecen material que pueda ser adicional a lo que ellos hayan seleccionado durante su participación.
Contar con una estrategia creativa definida y con una visión previa, durante y post evento, tiene grandes probabilidades de ser todo un éxito. Y, dado a que es muy probable que los eventos virtuales sigan aumentando en frecuencia, sin duda contar con mejores prácticas ayudarán a contribuir con un mayor impacto y un mejor ROI de los eventos.
Maximiza el valor del tiempo y dinero invertido en eventos, al extender la experiencia de marca a través de la integración de relaciones públicas tradicionales y digitales. Descubre más información sobre los eventos 4.0 aquí.
