target group<\/em>) sobre novedades de empresas, productos o servicios, sobre una innovaci\u00f3n o mejora en los procesos de fabricaci\u00f3n, distribuci\u00f3n, comercializaci\u00f3n etc., sobre el reciente o inminente lanzamiento de un producto o servicio, sobre algunos aspectos de nuestra organizaci\u00f3n menos promocionados o conocidos y que son dignos de ser puestos a la consideraci\u00f3n del p\u00fablico.<\/p>\n\n\n\nUn evento es una excelente oportunidad para tomar contacto directo y personalizado con una parte de nuestra audiencia objetivo, para afianzar lazos y v\u00ednculos y para transmitir determinados conceptos y valores, como inter\u00e9s por nuestros p\u00fablicos, organizaci\u00f3n, profesionalismo y muchos otros.<\/p>\n\n\n\n
Asimismo, se puede trabajar para perfeccionar la imagen institucional que en la mente de los p\u00fablicos se va articulando. En ocasiones un evento representa la posibilidad de interactuar con los p\u00fablicos en un plano transversal al que lo hacemos habitualmente.<\/p>\n\n\n\n
Queda dicho entonces que a trav\u00e9s de un evento se pueden alcanzar m\u00faltiples prop\u00f3sitos. Un evento nos acerca la posibilidad de fortalecer nuestra realidad institucional y promover nuevas formas de relacionamiento con nuestro target group<\/em>. A partir de un evento podemos, inclusive, incrementar nuestra cartera de clientes o podemos iniciar un proceso para lograrlo. A diferencia de otras herramientas de comunicaci\u00f3n y marketing, un evento nos abre una puerta para contactar en tiempo real a clientes potenciales muy dif\u00edciles de persuadir, a los que hemos intentado abordar a trav\u00e9s de m\u00faltiples acciones: publicidad, marketing directo, e-mail marketing, fuerza de venta, etc., y todas han resultado infructuosas.<\/p>\n\n\n\nA su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los negocios existentes en nuestra empresa o puede representar una unidad de negocios en s\u00ed misma. La organizaci\u00f3n de diferentes tipos de eventos, manejada profesionalmente, puede ser un negocio muy rentable.<\/p>\n\n\n\n
La decisi\u00f3n de realizar un evento, entra\u00f1a adem\u00e1s una serie de amenazas pues toda vez que nos exponemos estamos sujetos a la cr\u00edtica de los diferentes p\u00fablicos afectados por la acci\u00f3n, que evaluar\u00e1n la calidad y profesionalismo de lo organizado, de manera tal que todas las ventajas que pudieron alcanzarse a trav\u00e9s de un evento bien organizado, pueden licuarse a la luz de un evento con serias deficiencias organizativas. Hay evidencia suficiente sobre empresas que han perdido clientes importantes, que han perdido posicionamiento de imagen y consideraci\u00f3n p\u00fablica y que han tenido repercusi\u00f3n negativa en los medios entre otras posibles consecuencias disfuncionales.<\/p>\n\n\n\n
Tipos de Eventos Acad\u00e9micos y Empresariales<\/strong><\/h2>\n\n\n\nEn virtud de los objetivos que persiguen, los eventos pueden ser categorizados en: Acad\u00e9micos, Empresariales, Sociales Culturales, Deportivos, etc.<\/p>\n\n\n\n
Principales Eventos Acad\u00e9micos:<\/p>\n\n\n\n
- Congreso: <\/strong>Reuni\u00f3n peri\u00f3dica que nuclea a miembros de una asociaci\u00f3n, organizaci\u00f3n o entidad para debatir cuestiones previamente asignadas.<\/li>
- Prev\u00e9 tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados.<\/li>
- Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.<\/li>
- Simposio: <\/strong>Reuni\u00f3n de especialistas, profesionales e id\u00f3neos con el prop\u00f3sito de abordar materias de su particular inter\u00e9s. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el p\u00fablico, una vez finalizada la actividad, posea una visi\u00f3n integrada de la materia tratada.<\/li>
- Seminario: <\/strong>Clase o encuentro en que se re\u00fane un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los disc\u00edpulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigaci\u00f3n o an\u00e1lisis sobre determinados temas o issues propios de la actividad. La duraci\u00f3n es relativa (puede ser de 1, 2 o m\u00e1s d\u00edas)<\/li>
- Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.<\/li>
- Jornadas: <\/strong>Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes.<\/li>
- Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a trav\u00e9s de talleres o work shops.<\/li>
- Cada tema en 1 jornada y 1 d\u00eda, o sea disertaci\u00f3n, debate y conclusiones en un mismo d\u00eda.<\/li>
- Foro: <\/strong>Participan todos los presentes de una reuni\u00f3n. Generalmente constituye la parte final de simposios o mesas redondas.<\/li>
- Est\u00e1 dirigido por un coordinador, que permite la libre expresi\u00f3n de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos.<\/li>
- Debate: <\/strong>Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusi\u00f3n grupal e informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos peque\u00f1os 15 personas aproximadamente.<\/li>
- Panel: <\/strong>Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado. Moderador coordina la sesi\u00f3n de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El p\u00fablico puede realizar consultas a los panelistas.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Eventos Empresariales:<\/p>\n\n\n\n
- Rueda de negocios: <\/strong>Concentraci\u00f3n entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el inter\u00e9s de cada parte y les fija una cita.<\/li>
- Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.<\/li>
- Workshop: <\/strong>Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesi\u00f3n. Es en \u00e1mbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en turismo y se extendi\u00f3 a otros campos.<\/li>
- Desayuno de trabajo: <\/strong>Reuniones para tratar un tema predeterminado 2hs aproximadamente. Se intercambian ideas, dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.<\/li>
- Asambleas: <\/strong>Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o econ\u00f3micos.<\/li>
- Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones.<\/li>
- Asambleas ordinarias: aprobaci\u00f3n de balances, presupuestos, etc.<\/li>
- Asambleas extraordinarias: aprobaci\u00f3n especial del tema. Cuando la resoluci\u00f3n no est\u00e1 prevista en el estatuto.<\/li>
- Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y servicios.<\/strong><\/li>
- Cursos<\/strong> de capacitaci\u00f3n y motivacionales para p\u00fablico interno o mixto.<\/li>
- Acciones con la prensa<\/strong><\/li>
- Participaci\u00f3n en Ferias y Exposiciones<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n
Perfil de un buen organizador:<\/strong><\/h3>\n\n\n\n- Capacidad de liderar, delegar tareas y trabajar en equipo.<\/li>
- Minuciosidad y apego a lo presupuestado.<\/li>
- Observaci\u00f3n sistem\u00e1tica y desagregada del entorno y el contexto.<\/li>
- Actitud Pro activa y creatividad.<\/li>
- Habilidades comunicacionales, emp\u00e1ticas y negociadoras.<\/li>
- Conocedor de m\u00e9todos cient\u00edficos de investigaci\u00f3n y planificaci\u00f3n.<\/li>
- Experiencia en el segmento en el que act\u00faa.<\/li>
- Disponer, a trav\u00e9s de un grupo de proveedores externos, de una oferta de servicios de calidad, confiables y con precios justos.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Fases de la Organizaci\u00f3n de Eventos<\/strong><\/h3>\n\n\n\nTodo coordinador debe investigar para obtener informaci\u00f3n. La informaci\u00f3n es el elemento esencial para tomar decisiones, y \u00e9l nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados.<\/p>\n\n\n\n
Las fases de la organizaci\u00f3n de eventos son: la investigaci\u00f3n, la informaci\u00f3n, la toma de decisiones, planificaci\u00f3n, ejecuci\u00f3n y evaluaci\u00f3n de resultados. Los cuales se explican a continuaci\u00f3n:<\/p>\n\n\n\n
A.- INVESTIGACION Y DIAGNOSTICO<\/strong><\/h4>\n\n\n\nEn una primera etapa debemos requerir informaci\u00f3n a nuestros clientes. Se deben pedir datos estructurales de la organizaci\u00f3n, y lo podemos hacer a trav\u00e9s de cuestionarios (Brief)<\/p>\n\n\n\n
A.1.- Brief<\/strong><\/p>\n\n\n\nDatos que deben pedirse para realizar un Brief:<\/p>\n\n\n\n
Nombre de la empresa.<\/p>\n\n\n\n
Actividad.<\/p>\n\n\n\n
Productos y\/o servicios que comercializa.<\/p>\n\n\n\n
P\u00fablico al que apunta (target group):<\/p>\n\n\n\n
-p\u00fablico global<\/p>\n\n\n\n
-p\u00fablico al que quiere apuntar el evento.<\/p>\n\n\n\n
Presupuesto con el que vamos a contar (par\u00e1metro cr\u00edtico financiero)<\/p>\n\n\n\n
Aspiraciones del cliente (econ\u00f3micas y financieras)<\/p>\n\n\n\n
Conocer el tipo de evento (saber su intenci\u00f3n, su prop\u00f3sito, qu\u00e9 se busca)<\/p>\n\n\n\n
N\u00f3mina de Directivos de la organizaci\u00f3n, y su potencial participaci\u00f3n en el evento, o sea qui\u00e9nes van a cumplir labores ejecutivas y quienes s\u00f3lo van a figurar en forma nominativa.<\/p>\n\n\n\n
Fecha tentativa.<\/p>\n\n\n\n
Oradores previstos (nacionales, internacionales)<\/p>\n\n\n\n
Invitados especiales.<\/p>\n\n\n\n
Base de datos.<\/p>\n\n\n\n
Lugares alternativos de realizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
Financiaci\u00f3n del evento.<\/p>\n\n\n\n
Probables sponsors o patrocinadores.<\/p>\n\n\n\n
Auspicios nominativos.<\/p>\n\n\n\n
Determinaci\u00f3n de la cantidad de participantes matriculados e invitados especiales.<\/p>\n\n\n\n
Organigrama actual de la instituci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
A.2.- Entrevistas<\/strong><\/p>\n\n\n\nEntrevistas con personalidades claves:<\/p>\n\n\n\n
Directivos.<\/p>\n\n\n\n
Representantes del sector.<\/p>\n\n\n\n
L\u00edderes de opini\u00f3n (formales e informales)<\/p>\n\n\n\n
Muestra representativa del target del evento.<\/p>\n\n\n\n
Las entrevistas podr\u00e1n ser, de acuerdo al grado de informaci\u00f3n previa, totalmente estructuradas, semi-estructuradas o desestructuradas, en las que se podr\u00e1n utilizar preguntas abiertas, cerradas, con alternativas fijas y\/o escalas de opini\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
A.3.- Investigaciones De Mercado<\/strong><\/p>\n\n\n\nInvestigaciones operativas:<\/strong> Se determina como opera el mercado desde un punto de vista cuantitativo. Por ejemplo: hoteles, salas de reuniones o convenciones, servicios, elementos auxiliares, conformaci\u00f3n del p\u00fablico etc.<\/p>\n\n\n\nInvestigaciones motivacionales: <\/strong>Son de orden cuali-cuantitativo, en las que se buscan determinar los gustos, preferencias, deseos y motivaciones del p\u00fablico real y potencial.<\/p>\n\n\n\nF\u00d3RMULA FODA<\/p>\n\n\n\n
FORTALEZAS: son las oportunidades, es todo lo que tenemos a favor (recursos econ\u00f3micos, financieros, humanos y tecnol\u00f3gicos, prestigio, base de datos, etc.)<\/p>\n\n\n\n
OPORTUNIDADES: las oportunidades son aquellos factores positivos que se generan en el entorno y que, una vez identificados, pueden ser aprovechados y pasar a ser fortalezas. Son factores que resultan positivos y favorables en el entorno de la empresa.<\/p>\n\n\n\n
DEBILIDADES: est\u00e1n formadas por todos aquellos elementos o variables que no controlamos o controlamos parcialmente.<\/p>\n\n\n\n
AMENAZAS: Las amenazas son problemas o situaciones malas, externas, que pueden afectar directamente a la existencia de la organizaci\u00f3n, y que una vez teniendo estas amenazas, es necesario dise\u00f1ar una estrategia \u00f3ptima para poder solucionar dichos problemas.<\/p>\n\n\n\n
Estas y \/ u otras investigaciones nos permitir\u00e1n determinar el cuadro de situaci\u00f3n actual de la organizaci\u00f3n y la determinaci\u00f3n de los objetivos primarios y secundarios.<\/p>\n\n\n\n
OBJETIVOS – Proposici\u00f3n que tiene:<\/p>\n\n\n\n
1. Intenci\u00f3n: qu\u00e9 quiero realizar. Debe ser posible, cre\u00edble y realizable.<\/p>\n\n\n\n
2. Proporci\u00f3n o medida: cu\u00e1nto, se cuantifica la intenci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
3. Plazo: cuando lo quiero realizar. Puede ser corto, mediano o largo plazo.<\/p>\n\n\n\n
B.- PLANIFICACI\u00d3N<\/strong><\/h4>\n\n\n\nC\u00f3mo alcanzar un objetivo, c\u00f3mo lograrlo. Aqu\u00ed comienza un proceso de toma de decisiones. Planificar es imaginar un escenario futuro.<\/p>\n\n\n\n
DECISIONES<\/p>\n\n\n\n
Estrat\u00e9gicas: \u00bfQu\u00e9 queremos?<\/p>\n\n\n\n
Plan para determinar qu\u00e9 vamos a hacer, por qu\u00e9, para qui\u00e9n. Son decisiones fundamentales. Quienes toman estas decisiones son los capitalistas, los due\u00f1os o los representantes de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
T\u00e1cticas: \u00bfC\u00f3mo lo vamos a lograr?<\/p>\n\n\n\n
Saber qu\u00e9 rumbo hay que seguir para lograr el camino estrat\u00e9gico. A veces es necesario definirlo con los par\u00e1metros cr\u00edticos de eficiencia (algo que var\u00eda poco, por ejemplo: tiempo, dinero) Estas decisiones son tomadas por los Gerentes o los Mandos Medios.<\/p>\n\n\n\n
Procedimientos u operativas: \u00bfQui\u00e9n lo hace?<\/p>\n\n\n\n
Importa la t\u00e9cnica, conocimientos, habilidades y destrezas del que realiza.<\/p>\n\n\n\n
B.1.- Realizaci\u00f3n Del Organigrama Del Evento<\/strong><\/p>\n\n\n\nB.2.- Determinacion De Las Acciones A Implementar<\/strong><\/p>\n\n\n\nN\u00f3mina de autoridades honorarias y ejecutivas<\/p>\n\n\n\n
Contrataci\u00f3n de lugar f\u00edsico de realizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
Concertaci\u00f3n y\/o contrataci\u00f3n de los disertantes.<\/p>\n\n\n\n
Designaci\u00f3n de colaboradores.<\/p>\n\n\n\n
Desarrollo planning.<\/p>\n\n\n\n
Fijaci\u00f3n de las reuniones de trabajo.<\/p>\n\n\n\n
Determinaci\u00f3n y contrataci\u00f3n de servicios varios.<\/p>\n\n\n\n
-servicios de tele o video-conferencias.<\/p>\n\n\n\n
– turismo y hoteler\u00eda.<\/p>\n\n\n\n
– elementos auxiliares: traducci\u00f3n simult\u00e1nea, videos, sonido, iluminaci\u00f3n, filmaci\u00f3n, locuci\u00f3n, seguridad, coffee break, lunch, eventos subsidiarios, elementos de merchandising (banderas, lapiceras, portafolios, carpetas, etc.), tarjetas de identificaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
Dise\u00f1o de aviso publicitario y planificaci\u00f3n de medios.<\/p>\n\n\n\n
Calendarizaci\u00f3n de las actividades.<\/p>\n\n\n\n
Determinaci\u00f3n de la gesti\u00f3n de ventas.<\/p>\n\n\n\n
C.- Ejecuci\u00f3n<\/strong><\/h4>\n\n\n\nEs la puesta en pr\u00e1ctica de todas las acciones planificadas.<\/p>\n\n\n\n
D.- Evaluaci\u00f3n<\/strong><\/h4>\n\n\n\nEvaluamos si evaluamos o no los objetivos propuestos. Se realiza una vez concluido el evento, a diferencia de los controles que se realizan durante los tres pasos previos.<\/p>\n\n\n\n
M\u00e9xico 2018.<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\nLos art\u00edculos publicados son opini\u00f3n del autor y no reflejan el punto de vista de InfoSol \/ Mi Espacio\u00ae<\/sup>.<\/em><\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"La organizaci\u00f3n de un acontecimiento especial debe ser concebida y ejecutada de acuerdo con los m\u00e1s altos est\u00e1ndares de calidad organizativa y estilo; demanda gran profesionalismo y dedicaci\u00f3n esmerada. Un evento es, ante todo, una herramienta de gesti\u00f3n t\u00e1ctica del \u00e1rea marketing y de relaciones p\u00fablicas de una empresa o instituci\u00f3n. Aporta beneficios tanto para […]<\/p>\n","protected":false},"author":90,"featured_media":10028,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"content-type":"","footnotes":""},"categories":[155],"tags":[254],"class_list":["post-1866","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-desde-el-aula","tag-organizacion-de-eventos"],"yoast_head":"\n
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