Los registros duplicados, los inventarios desactualizados y los reportes tardíos pueden indicar que es momento de evaluar un ERP para PyMEs que permita gestionar el crecimiento con mayor control y más aún cuando en el 41% de PyMEs en México, los datos se utilizan de forma aislada y sin una arquitectura centralizada que garantice buenas prácticas.1
El crecimiento de las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) mexicanas depende cada vez más de su capacidad para tomar decisiones estratégicas basadas en información precisa y oportuna. Sin embargo, a medida que las operaciones crecen y se vuelven más complejas, disponer de información confiable y actualizada representa un desafío que puede limitar la capacidad de respuesta y el desarrollo de las empresas.
Datos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), señalan que más del 70% de las pequeñas y medianas empresas (pymes) en América Latina toman decisiones financieras sin respaldo en datos. Y es que la información necesaria para tomar esas decisiones continúa distribuida entre archivos de Excel, plataformas de facturación, sistemas contables independientes y registros que se actualizan manualmente.
“Cuando una empresa comienza a crecer, también aumenta la cantidad de información que necesita gestionar para tomar decisiones. Una hoja de cálculo puede ser suficiente para registrar ventas o controlar un inventario pequeño, pero sus limitaciones se vuelven evidentes al aumentar el número de clientes, productos, proveedores, colaboradores o sucursales”, señala Carlos Castellanos Leal, director Comercial y de Servicio de Castelec Internacional, empresa mexicana de tecnología especializada en el desarrollo de software empresarial, con más de 30 años de experiencia.
Cuando las herramientas comienzan a frenar el crecimiento
Si bien no existe un tamaño de empresa ni un número de empleados que determine por sí solo cuándo es necesario adoptar una solución más robusta para gestionar la información, Castellanos señala que hay indicadores claros de que las herramientas actuales han dejado de responder a las necesidades del negocio. ¿Cómo saber si la empresa ya necesita soluciones como un ERP? Esto ocurre cuando los procesos ralentizan la operación, aumentan el riesgo de errores o absorben tiempo y recursos que podrían destinarse a actividades de mayor valor.
Entre las principales señales de alerta destaca las siguientes:
- La misma información se captura varias veces. Ventas registra los pedidos en una hoja de cálculo, almacén lleva su propio control y administración vuelve a ingresar los datos para facturar. Esta duplicidad aumenta el trabajo, abre la posibilidad de cometer errores y dificulta identificar cuál registro es el correcto.
- No hay una visión confiable de inventarios, costos y flujo de efectivo. Si para saber qué productos hay disponibles, cuánto cuesta producir o cuál es la situación de las cuentas por cobrar se necesita reunir archivos de diferentes áreas, la empresa puede estar tomando decisiones con información incompleta o desactualizada.
- El crecimiento trae consigo más errores y retrasos. Los errores en órdenes, las diferencias de inventario, las facturas pendientes y los retrasos en las entregas pueden ser síntomas de procesos que ya no escalan al ritmo del negocio.
- Los reportes dependen de una persona o tardan demasiado en prepararse. Cuando la dirección necesita esperar días para conocer las ventas, los márgenes o los compromisos de pago, pierde capacidad para reaccionar ante cambios en la demanda, aumentos de costos o problemas de abastecimiento.
- Las áreas trabajan con versiones distintas de la realidad. Si ventas promete una entrega sin conocer las existencias, compras no dispone de una previsión de demanda y finanzas desconoce los compromisos operativos, la falta de conexión entre procesos deja de ser un inconveniente administrativo y se convierte en un problema de coordinación empresarial.
De la información dispersa a una gestión integrada
Cuando estas dificultades se vuelven recurrentes, el problema pone en evidencia la necesidad de replantear cómo la empresa integra su información para tomar decisiones y crecer. Una alternativa para enfrentar esta complejidad son los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para PyMEs, que permiten conectar procesos como ventas, compras, inventarios, finanzas, contabilidad y producción mediante una plataforma compartida.
Su principal aportación consiste en reducir la fragmentación de la información. Así, una venta puede reflejarse en las existencias disponibles, generar información para facturación y actualizar las cuentas por cobrar, sin necesidad de registrar manualmente la misma operación en varias herramientas.
Sin embargo, el directivo de Castelec Internacional indica que adoptar un ERP no resuelve por sí solo los problemas de gestión. “La integración tecnológica debe responder a los problemas operativos de cada organización y no convertirse en un proyecto de digitalización sin objetivos definidos”.
En ese sentido, plantea que las PyMEs pueden comenzar por conectar los procesos que tienen mayor impacto en sus ingresos y costos. En negocios comerciales, por ejemplo, puede ser prioritario integrar ventas, inventarios y compras para evitar diferencias entre los pedidos y la mercancía disponible. En compañías manufactureras, el control de materiales, producción y costos puede adquirir mayor importancia.
Definir estas prioridades también contribuye a reducir los riesgos durante la implementación de un ERP. Si el proyecto no considera los procesos existentes, la calidad de los datos o las capacidades del equipo, pueden surgir costos adicionales y afectaciones temporales a la operación.
Por ello, al evaluar qué ERP conviene para una PyME que está creciendo, Castellanos señala que es importante considerar la capacidad de integración del sistema, su adaptación al giro de la empresa, la posibilidad de incorporar nuevas funcionalidades conforme evolucionen las necesidades del negocio y la disponibilidad de soporte técnico.
1KPMG
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Sobre Casteslec Internacional
Castelec Internacional es una empresa mexicana de tecnología especializada en el desarrollo de software empresarial, con más de 30 años de experiencia ofreciendo soluciones para la gestión y administración de negocios. A través de ALPHA ERP, su plataforma integral de gestión empresarial utilizada en más de 90 giros de negocio, ayuda a las pequeñas y medianas empresas a integrar, automatizar y optimizar procesos clave, incluyendo ventas, facturación, inventarios, compras, contabilidad, finanzas, recursos humanos e inteligencia de negocios.Con un profundo conocimiento de las necesidades operativas, administrativas y fiscales del mercado mexicano, Castelec Internacional combina tecnología, innovación y acompañamiento especializado para brindar a las empresas mayor control y visibilidad de sus operaciones, facilitar la toma de decisiones basada en datos y fortalecer su productividad, crecimiento y competitividad.
