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Con cientos de agencias de Relaciones Públicas para elegir, ¿cómo puede una empresa elegir al mejor aliado? ¿Quién podrá ayudar a aumentar  la concientización  y visibilidad  de  la marca?

Cuando se desarrolla por primera vez un plan de comunicación, pueden confundirse las estrategias, objetivos y tácticas. No podemos olvidar la definición de la palabra objetivo: algo que se está tratando de hacer o lograr. ¿Para qué se necesita esta campaña? ¿Qué es lo que queremos lograr en realidad? Hay que mantener esto claro y conciso. Cuando se tienen demasiados objetivos, el plan podrá expandirse en demasiadas direcciones y tendrá menos posibilidades de tener éxito.

Tienes que fijar objetivos claros de comunicación que puedan rastrearse no sólo hacia los principales objetivos de marketing, sino también a los objetivos generales de la empresa. Sin duda este es uno de los factores claves para determinar el éxito de cualquier campaña de Relaciones Públicas.

¿Y qué debe incluir la estrategia de la agencia?

No podemos olvidar que las estrategias simplemente delinean cómo se van a lograr los objetivos. Un plan completo debe incluir el tipo de actividades que se realizarán a través de un enfoque holístico (pensando en todo el espectro de Medios Pagados-Ganados-Propios), haciendo énfasis en la influencia digital. ¿Y, cuál es el plazo del plan? La clave de una estrategia es diseñar un calendario de trabajo realista, ejecutar y asignar plazos y metas intermedias a lo largo del camino.

En algunos casos, es fácil de identificar (en caso de eventos o fechas específicas de lanzamientos). Cuando se cuenta con una planificación más amplia, por ejemplo 12 meses, se recomiendan metas de 90 – 120 días, alineadas a la estrategia de marketing y de la empresa. Por lo general las empresas se mueven rápidamente y si estás esperando 6 o 12 meses para revisar las iniciativas, puedes encontrar que tus “logros” ya no están en tiempo con la empresa.

He estado ahí y he hecho eso

Uno de los puntos primordiales que querrás cubrir al momento de seleccionar una agencia, es la experiencia que tienen dentro de la industria de tu marca. Tienes que asegurarte que la agencia entiende la dinámica de tu empresa -los negocios de tu negocio-, cómo opera tu industria, la tecnología que utiliza y los servicios y tipo de organizaciones que son importantes para ti, así como políticas, regulaciones y prácticas involucradas, y reconocer que estas cuestiones son tan importantes como estar familiarizado con los canales de comunicación que cubren tu industria.

¿Qué te mantiene despierto por las noches?

Debes además asegurarte durante la búsqueda de una agencia, que ésta conoce a todas aquellas marcas con las que compites. Esto te dará una idea de si la agencia ha investigado tu participación en el mercado o qué tan innovadores serán y cómo piensan capitalizar tus principales diferenciadores, lo que te hace único y que es lo mejor que sabes hacer.

Importante que también conozcan el área de tu comunicación empresarial:

¿Cuáles son tus debilidades y fortalezas frente a tus competidores? ¿Y cuáles son tus oportunidades y amenazas?

¿Está la agencia enterrando la creatividad con tácticas?

Todo buen plan estará repleto de tácticas. Se esperan comunicados de prensa planos, eventos de industria cada vez más en decadencia, la lista de premios corporativos y de productos, y la lista ahora cada vez menor de los calendarios editoriales. Pero, ¿cómo se logrará sobresalir entre los demás jugadores de la industria que claman espacio y atención en los medios de comunicación y las ventas? ¿El plan de la agencia está aprovechando acontecimientos actuales y de temporalidad, se está vinculando a las tendencias actuales de tu industria y de noticias, y a películas y programas de TV? – (¿Quieres saber un pequeño secreto? ¡Todos los vemos!).

No escuches el “canto de la sirenas” para que cambies

Es importante que tu equipo de trabajo se familiarice desde el inicio con el equipo que trabajará en tu cuenta. Al presentar a clientes potenciales, algunas organizaciones envían a  toda una delegación de funcionarios para cerrar el negocio, pero no realizan la tarea fundamental del manejo de la cuenta día con día.

Los clientes trabajan en estrecha colaboración con su equipo de RP durante la  duración del contrato. Antes de tomar una decisión final sobre la selección de una agencia, reúnete con las personas que estarán desarrollando, implementando y ejecutando tu campaña de comunicación.

Obtienes por lo que pagas

Mientras que el precio es siempre un factor importante en la selección del socio correcto de RP, la línea financiera no debe ser el único barómetro para la selección de una agencia. Además, es importante que conozcas los costos y el tiempo, del equipo de RP que se asignará para dar cabida a tu marca. Que estés informado y entiendas lo que vas a obtener por lo que estás pagando. Pregunta si la agencia se comprometerá a resultados medibles o de negocios. Un programa exitoso es juzgado por el rendimiento, no por el costo pagado por los servicios.

¿Y cómo medirás el éxito?

Tanto como para campañas cortas, como para campañas a largo plazo, el éxito se definirá desde un punto cualitativo y cuantitativo. Junto con la agencia deberán identificar previamente los puntos clave a lo largo de la ruta de compra de tu buyer persona y cómo deseas influirlo. Se deberán fijar métricas que estén basadas en los medios de comunicación, los factores de influencia y de engagement, pero siempre asegúrate de que tus métricas están relacionadas con los objetivos planteados en tu plan de RP.

El tamaño importa

Actualmente el mercado está lleno de cientos de agencias de RP, desde las mini de dos personas hasta las firmas de más de cientos de personas. Durante tu búsqueda de una agencia, ten en cuenta que el “chico más grande de la cuadra” no siempre es el mejor. Las empresas más grandes pueden venir con una considerable sobrecarga que afecta su renglón financiero. Por el contrario, cuando se contempla a una agencia pequeña, es importante asegurarse de que tienen el personal y la experiencia de industria necesaria para satisfacer las necesidades de tu organización. Siempre recuerda la cultura de tu propia operación. La agencia perfecta debe reflejar esos mismos ideales, ya sea grande, pequeña o en algún punto intermedio.

El desarrollo de un plan fuerte de Relaciones Públicas al comienzo de un programa de comunicación, es siempre un tiempo bien empleado, ya que las RP ofrecen valor para tu empresa. No lo pienses más, la búsqueda para elegir la mejor agencia de RP debe sin duda ser uno de tus principales objetivos.

**Colaboración basada en los artículos: 5 Factors in Choosing a PR Agency publicado en PR News;  9 puntos para seleccionar una Agencia de Relaciones Públicas publicado en el Blog de InfoSol: De Comunicación y Otras Pasiones.

 

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