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Que la historia de tu marca sea contada por un tercero, tiene mucho valor, y cuando ese tercero es un Medio de Comunicación, lo es aún más. Por ello, la habilidad que se tiene para conducir un encuentro con Medios se verá reflejada en las ideas que el Medio plasme; por lo tanto, el valor de un Entrenamiento en Medios es fundamental.

El Entrenamiento en Medios capacita a los Voceros para manejar cualquier oportunidad de hablar a un público más amplio y por lo tanto, evitar dar cualquier paso en falso, pues nadie quiere ser el responsable que causó ese título o artículo que dañó al negocio.

En nuestro trabajo como publirrelacionistas con los portavoces de las marcas – desde Gerentes de producto hasta CEOs – hay algunos errores comunes que pueden hacer tropezar incluso a Ejecutivos experimentados. Basados en los errores más comunes, a continuación te damos algunos consejos para evitarlos.

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Error #1.- Pensar que una entrevista es sólo para responder preguntas.

En la mayoría de las sesiones de Entrenamiento de Medios, el Vocero juega “ping pong” con el entrevistador. Les hacen una pregunta, contestan una pregunta.

Está claro que no pueden esperar a que termine la tortura – y eso se nota. Una entrevista no se trata de responder a las preguntas de un reportero. No te acercarías a una reunión con un cliente potencial de esa manera; además de que un reportero tiene la capacidad de llegar a muchos clientes potenciales, clientes actuales, inversionistas y empleados.

Regla No. 1: Una entrevista es una oportunidad increíble para contar tu historia. No lo malgastes simplemente contestando preguntas. En lugar de eso, recuerda que cada pregunta es una oportunidad para transmitir tu mensaje. Cuando cambia tu mentalidad, estás menos preocupado por la siguiente pregunta y por si sí o no “sabes la respuesta”, espera a escuchar cómo puedes usar la siguiente pregunta para decirle al periodista algo importante sobre tu negocio.

Error #2.- Sólo poder hablar de tu empresa y tus productos.

La mayoría de los reporteros quieren escribir historias que hablen sobre las tendencias actuales y su impacto – ya sea de una industria específica o de un negocio más amplio; buscan datos duros que les aporten mayor valor al tema que están cubriendo, pues esto atrae a los lectores y permite un contenido más rico más allá de perfiles de empresas o noticias de productos. De hecho, un Vocero debe ser capaz no sólo de explicar los puntos sensibles de su cliente y cómo su producto/ servicio ayuda a resolverlos, sino también debe identificar cómo determinadas tendencias como Cloud, Inteligencia Artificial o los trabajadores remotos –por mencionar algunos- han impactado positivamente en su éxito.

Sin embargo, a menudo en las sesiones de Entrenamiento en Medios, encontramos que las personas se sienten incómodas fuera de su estrecho campo de especialización. Los Voceros suelen conocer la empresa, conocer el producto y entender qué los hace diferentes de su competencia. Esas cosas son geniales, pero necesitan contexto. Los reporteros no conocen la compañía o el producto o la competencia casi tan bien como los internos lo hacen, y sus percepciones son coloreadas por una lente exterior. Los Voceros deben mostrar cómo todos estos elementos sobre su empresa y productos encajan en el panorama general.

Además, al hablar más ampliamente, los Voceros se convierten en un recurso para ese reportero, alguien a quien pueden llamar para comentarios sobre historias futuras relacionadas con lo que su empresa hace. Cuanto más perspicaz se esté en torno a tendencias de la industria y cómo está cambiando la forma en que se hacen las cosas, más valiosos son los Voceros para los Medios de Comunicación.

Sea lo que sea, saber qué tendencias afectan tu negocio, tiene algunas estadísticas y ejemplos para respaldar tu posición, y estar dispuesto a hablar más ampliamente sobre los temas.

Error #3.- No saber qué información puede o no puede ser compartida con los Medios de Comunicación.

Durante el Entrenamiento en Medios, preguntamos acerca de los datos financieros, los competidores y los clientes. Es sorprendente cómo muchos ejecutivos tropiezan en este frente. A menudo comienzan a dar una respuesta y luego retroceden diciendo que no están seguros si esa información era apropiada para compartir. O a veces no están seguros de lo que es preciso.

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La preparación es un ingrediente clave para cualquier entrevista con la prensa. Aquí es donde tu equipo de Relaciones Públicas realmente puede mantener “su pie fuera de su boca”. El equipo de Relaciones Públicas debe proporcionar un documento de apoyo que incluya FAQ para todos los Voceros a fin de que todos conozcan las respuestas correctas a las preguntas más frecuentes, además de un panorama general del objetivo de su encuentro con Medios. Desde qué clientes son referenciables (actualizado con regularidad), hasta el tema en torno al crecimiento de los ingresos o los hechos básicos sobre la empresa y sus fundadores.

También es bueno asegurarse de que los Voceros saben qué próximos anuncios o noticias de productos se pueden compartir.

En conclusión, es fundamental conocer tu historia, y prepararse para contarla. Si estás bien preparado, puedes conducirte de una forma segura ante los Medios; los reporteros son gente, también, así que una palabra amable y una conexión humana recorrerán un largo camino. Evita momentos incómodos con los Medios dándole a tus Voceros el Entrenamiento que necesitan. Nosotros podemos ayudarte, ¡contáctanos! ¡No dejes para mañana lo que puedes comunicar hoy!

**Colaboración especial del Equipo Consultor de InfoSol. Traducción y adaptación del artículo: Can I Quote You on That? En Shift Communications; México, 2017.

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